Foto door https://www.flickr.com/photos/argonavigo/

Less = more

Foto door https://www.flickr.com/photos/argonavigo/
foto door https://www.flickr.com/photos/argonavigo/

Organisaties worden steeds complexer. Organisaties werken intensiever samen met klanten, partners en leveranciers. De hoeveelheid informatie die rondgaat in organisaties neemt toe. Producten en diensten worden bovendien steeds geavanceerder. Informatietechnologie kan helpen bij het bedwingen van deze toenemende complexiteit. Helaas is het tegendeel regelmatig waar en zorgt IT juist voor een toename van de complexiteit. Organisaties introduceren grote systemen om informatie te stroomlijnen, maar deze systemen zelf zijn zo complex dat nieuwe systemen en structuren nodig zijn om ze te beheersen. Zo belanden organisaties in een negatieve spiraal van toenemende complexiteit. Enkele voorbeelden van complexiteit in organisaties:

– Het is niet meer voor iedereen in de organisatie duidelijk welke informatie waar gevonden kan worden. Omdat medewerkers niet weten welke systemen er allemaal zijn en waar deze voor dienen, wordt informatie op meerdere plaatsten bijgehouden en is er geen single-point-of-truth.
– Organisaties nemen de taal van de IT leveranciers over in het beschrijven van systemen. We praten over de informatievoorziening in een brei aan afkortingen waarvan niemand precies nog weet waar ze voor staan.
– Systemen zijn zo nauw geïntegreerd dat het gedrag van het geheel onvoorspelbaar wordt. Automatische koppelingen tussen systemen zorgen voor mutaties van gegevens, maar wanneer hierin iets verkeerd gaat, kan niemand goed achterhalen wat de oorzaak is.
– Het verbeteren of vernieuwen van een systeem of een deel van een systeem wordt haast onmogelijk omdat alles met alles verbonden is. Nieuwe functionaliteit moet samenwerken met meerdere andere systemen die allemaal weer worden gebruikt in meerdere andere processen waardoor de wijziging impact heeft op meerdere afdelingen. De scope van de verandering is te groot om te overzien laat staan te beheersen.

Eén van de belangrijkste taken van technologie- en informatieprofessionals is dan ook het beheersen en reduceren van complexiteit. Te beginnen met de complexiteit van de IT zelf en uiteindelijk ook de complexiteit van de organisatie. Een goed begin is het creëren van een gedeeld overzicht van de organisatie en de informatievoorziening. Dat kan op vier A4-tjes.

1: Wat is het bestaansrecht van deze organisatie, voor wie zijn wij er en wat zijn onze belangrijkste activiteiten?
2: Welke processen hebben wij om deze activiteiten uit te voeren?
3: Welke informatie hebben wij nodig om deze processen goed te laten verlopen?
4: Welke systemen hebben wij om deze informatie te beheren?

Deze oefening helpt bij het vormen van een gemeenschappelijk beeld van de werking van de organisatie en de rol van informatie en informatietechnologie. Tegelijkertijd breng je hiermee in beeld welke dubbelingen en hiaten er zijn in de informatievoorziening van de organisatie. Een logische volgende stap is om met een rode stift in de hand op zoek te gaan naar mogelijke manieren om de informatievoorziening te vereenvoudigen. Over het algemeen is een organisatie gebaat bij:

– minder applicaties,
– minder terminologie en afkortingen,
– minder leveranciers,
– minder afhankelijkheden tussen systemen,
– minder overlegstructuren over informatievoorziening.

Teveel IT’ers zijn bezig met het introduceren van complexiteit. De beste technologie- en informatieprofessionals onderscheiden zich doordat zij helpen met het reduceren daarvan.

Tags: No tags

Leave a Comment